Tecnología aduanera: Clave en la externalización

La tecnología es un pilar fundamental en la externalización de servicios aduaneros. El uso de herramientas tecnológicas no solo mejora la eficiencia de los procesos, sino que también garantiza el cumplimiento normativo y reduce los riesgos asociados con errores humanos. Unos RRHH que se podrán enfocar siempre en acciones de mayor valor añadido.

Ventajas de un ERP aduanero

Si un producto destaca en la externalización de aduanas es un ERP. Un ERP aduanero es una solución tecnológica diseñada para integrar todos los aspectos de la gestión aduanera en una única plataforma. La implementación de un ERP aduanero ofrece múltiples ventajas, entre ellas:

• Automatización de procesos de aduanas: Un ERP aduanero permite automatizar tareas repetitivas y complejas, como la clasificación arancelaria, la generación de documentos aduaneros y el cálculo de impuestos y aranceles. Esto no solo reduce el tiempo dedicado a estas tareas, sino que también minimiza los errores.
• Visibilidad en tiempo real: Con un ERP, las empresas pueden obtener visibilidad en tiempo real de sus operaciones aduaneras, lo que facilita la toma de decisiones informadas y la identificación de posibles problemas antes de que se conviertan en obstáculos significativos.
• Cumplimiento normativo: Las normativas aduaneras pueden variar significativamente entre diferentes países y regiones. Un ERP aduanero actualizado puede ayudar a las empresas a cumplir con las regulaciones locales e internacionales, evitando sanciones y retrasos en el despacho de mercancías.
• Reducción de costos: Al optimizar los procesos y reducir la necesidad de intervención manual, un ERP aduanero puede contribuir a una reducción significativa de los costos operativos.

Mejores programas de aduanas

Elegir el software adecuado es crucial para maximizar los beneficios de la externalización aduanera. Ya no se trata de digitalizar tu empresa, se trata de elegir los proveedores a francotirador y no a cañonazos. Algunos de los programas más destacados en el mercado incluyen:

• Sistemas de gestión de comercio exterior: Estos programas ayudan a gestionar el flujo de mercancías, desde la planificación hasta el cumplimiento de las regulaciones internacionales.
• Herramientas de automatización de documentos aduaneros: Facilitan la creación y gestión automática de documentos requeridos para la importación y exportación.
• Plataformas de seguimiento y trazabilidad: Permiten monitorizar el movimiento de mercancías en tiempo real, mejorando la visibilidad y el control sobre el proceso logístico.
• Software de cumplimiento normativo: Programas diseñados para garantizar que todas las operaciones aduaneras se realicen conforme a las leyes y regulaciones vigentes, reduciendo el riesgo de errores y sanciones.

¿Cómo elegir un proveedor aduanero?

Seleccionar el proveedor para el outsourcing aduanero adecuado es esencial para garantizar una externalización exitosa. Es fundamental elegir un proveedor con una sólida experiencia en el sector aduanero. Investiga su historial y busca testimonios o casos de éxito que demuestren su capacidad para manejar situaciones complejas.

• Capacidad tecnológica: Un buen proveedor aduanero debe estar equipado con herramientas tecnológicas avanzadas, como un ERP aduanero. Pregunta sobre las soluciones tecnológicas que utilizan y cómo estas pueden integrarse con tus sistemas existentes.
• Cumplimiento normativo: Asegúrate de que el proveedor esté al tanto de las últimas regulaciones aduaneras en los mercados en los que operas. Debe ser capaz de adaptar sus servicios a los cambios normativos de manera rápida y efectiva.
• Cobertura geográfica: Si tu empresa opera en múltiples regiones, es importante que el proveedor tenga presencia en esos mercados o, al menos, la capacidad de manejar las operaciones aduaneras a nivel global.
• Transparencia en los costos: Es crucial entender la estructura de costos del proveedor. Solicita un desglose detallado de todos los posibles cargos y asegúrate de que no haya costos ocultos.

Paso a paso de una demo para un ERP de aduana

Realizar una demo de un ERP aduanero es una excelente manera de evaluar si la solución tecnológica se adapta a las necesidades de tu empresa. Aquí te presentamos un proceso paso a paso para llevar a cabo una demo efectiva:

• Definición de objetivos: Antes de la demo, establece claramente qué es lo que esperas evaluar. ¿Buscas eficiencia en el cumplimiento normativo, mejor visibilidad de las operaciones o reducción de costos? Definir tus objetivos te ayudará a centrarte en los aspectos clave durante la demostración.
• Solicita escenarios reales: Pide al proveedor que muestre cómo su ERP manejaría situaciones reales a las que se enfrenta tu empresa. Esto te dará una mejor idea de cómo funcionaría el software en tu entorno específico
• Evaluación de la interfaz: La facilidad de uso es un factor crucial en cualquier software. Durante la demo, evalúa la interfaz del ERP y considera si es intuitiva y fácil de navegar para tu equipo.
• Prueba de integración: Si ya utilizas otros sistemas de gestión, verifica cómo se integra el ERP aduanero con tus herramientas actuales. La capacidad de integración es esencial para evitar duplicidades y errores.
• Evaluación del soporte: Pregunta sobre el soporte técnico y la formación que ofrece el proveedor. Un buen soporte es esencial para asegurar una transición suave y la resolución rápida de cualquier problema que pueda surgir.
• Informe de resultados: Después de la demo, realiza un informe que resuma los puntos fuertes y débiles del ERP evaluado, y compara los resultados con los objetivos que estableciste inicialmente.

Ventajas de la externalización de aduanas

La externalización de los procesos aduaneros ofrece numerosas ventajas para las empresas, especialmente en un entorno globalizado y altamente regulado.

• Enfoque en el core business: Al externalizar los procesos aduaneros, las empresas pueden concentrarse en su actividad principal, dejando las complejidades del comercio internacional en manos de expertos.
• Acceso a la experiencia especializada: Los proveedores de servicios aduaneros suelen contar con un equipo de especialistas que están al día con las últimas normativas y prácticas del sector. Esto reduce el riesgo de errores y sanciones.
• Escalabilidad: La externalización permite a las empresas ajustar sus operaciones aduaneras según sus necesidades, sin necesidad de invertir en infraestructura o personal adicional.
• Reducción de costos: Al externalizar, se eliminan muchos costos fijos asociados con la gestión interna de aduanas, como el personal dedicado y la infraestructura tecnológica.
• Mejora en la eficiencia operativa: Los proveedores aduaneros suelen utilizar tecnología avanzada para gestionar los procesos de manera más eficiente, lo que puede resultar en tiempos de despacho más rápidos y menos errores.
• Cumplimiento normativo garantizado: Con un proveedor especializado, las empresas pueden estar seguras de que sus operaciones cumplen con todas las normativas aduaneras vigentes, lo que minimiza el riesgo de sanciones y retrasos.

En resumen, la externalización de aduanas no solo permite a las empresas optimizar sus operaciones, sino que también les ofrece una ventaja competitiva en un mercado cada vez más complejo y globalizado. Al combinar la experiencia especializada con la tecnología avanzada, las empresas pueden lograr una mayor eficiencia, reducir costos y mejorar su cumplimiento normativo, todo ello mientras se enfocan en lo que mejor hacen: su eje de negocio.