Organigrama de una empresa transitaria: Estructura y roles clave

Cada maestrillo tiene su librillo, y lo cierto es que una empresa transitaria o del sector logístico puede funcionar de muchas formas. Pero, aunque no haya nada escrito, lo cierto es que el organigrama en una empresa transitaria es de gran relevancia, pues es una herramienta esencial para comprender cómo se gestionan las operaciones de importación y exportación.

La función del organigrama transitario es, a grandes rasgos, proporcionar una visión clara de la jerarquía y la responsabilidad en la organización. Permite a todos los miembros del equipo comprender quién está a cargo de qué, cuáles son las rutas de comunicación y cómo se toman las decisiones. En definitiva, ayuda a todos los componentes de la empresa a delimitar sus funciones, así como a quien acudir cuando un problema escapa de su ámbito.

Áreas del organigrama transitario, bajo la Dirección General

El director general suele ocupar la posición de liderazgo más alta en la empresa transitaria, y se basa en la toma de decisiones estratégicas y de la supervisión general. Su rol es de identificar oportunidades de crecimiento y desarrolla planes para alcanzar los objetivos a largo plazo. También supervisa las otras áreas, como con la contratación, capacitación y evaluación del personal en recursos humanos, o de la confección de presupuestos y la toma de decisiones financieras de más relevancia.

Una buena cúspide en el organigrama de una empresa transitaria es capaz de delegar en otras áreas, con tal de poder tener un rol estratégico, pero también es capaz de liderarlas y acompañarlas. En cuanto a las relaciones externas, establece y mantiene relaciones comerciales con clientes, proveedores y otros socios estratégicos, supervisando así el área comercial de la compañía.

Departamento de producción, funcionamiento del día a día

En una empresa transitaria, el área de producción se centra en garantizar que las operaciones se ejecuten de manera eficiente y cumplan con los plazos establecidos. El gerente simplemente debe supervisar el cumplimiento en la planificación y programación de envíos, y el control de calidad, mientras que el área se suele encargar de la gestión de almacenes. ¿Quién forma esta área?

• Agente de aduanas: Encargado de garantizar el cumplimiento de todas las regulaciones aduaneras y de adquirir los permisos y licencias necesarios para los envíos
• Coordinador de logística: Responsable de planificar y ejecutar la logística de los envíos, incluida la gestión de rutas, almacenes y medios de transporte
• Especialista en documentación: Se encarga de la preparación y gestión de todos los documentos necesarios para los envíos, como facturas comerciales, declaraciones de aduana y certificados de origen
• Experto en comercio internacional: Asesora a los clientes sobre aspectos relacionados con el comercio internacional, como aranceles, tratados comerciales y restricciones de importación y exportación

Los responsables de esta área son los que más se suelen beneficiar de contar con un buen software ERP logístico, que facilite en gran medida todas las operaciones mencionadas.

Las finanzas en el organigrama transitario

Esta área se encarga de llevar un registro detallado de los ingresos y gastos, elaborar informes financieros y garantizar el cumplimiento de las regulaciones fiscales y contables. Mantiene una relación estrecha, y en ocasiones incluye, el departamento de recursos humanos, y en ocasiones puede ser encargado también de supervisar la infraestructura física y tecnológica de la empresa, garantizando que los recursos estén disponibles y funcionando de manera eficiente.

Área comercial, de marketing y comunicación

El área comercial y de marketing se enfoca en atraer nuevos clientes y mantener relaciones comerciales sólidas. En función del tamaño de la compañía, suelen ser responsables de la buena imagen de la misma. Sus funciones clave incluyen:

• Desarrollo de estrategias de ventas: Diseña estrategias para atraer nuevos clientes y expandir la base de clientes existente
• Marketing y promoción: Crea campañas de marketing para aumentar la visibilidad de la empresa transitaria en el mercado y atraer clientes potenciales. Algunos de ellos son especialistas en el marketing digital, como puede ser el SEO para transitarios
• Gestión de relaciones con clientes: Establece y mantiene relaciones a largo plazo con clientes, respondiendo a sus necesidades y resolviendo problemas de manera eficiente

En definitiva, no hay nada escrito para una empresa transitaria. Al existir herramientas como el software ERP transitario, algunas de las tareas tradicionales pueden permitir solapar algunas áreas, aunque empresas de más tamaños acostumbren a mantenerlas. Algunas empresas pueden tener un área de relaciones externas, y otras la pueden englobar en el área comercial, mientras que otras incluyen en producción la misma gestión con clientes.

Sea como sea, los avances tecnológicos generan facilidades en todos los puntos del organigrama transitario. Es más fácil la buena gestión de la contabilidad y las finanzas, suele haber menos problemas en la gestión de la producción, así como las comunicaciones con otros stakeholders pueden ser mucho más fluidas.