En el sector transitario, el cumplimiento de la regulación es esencial. En muchas ocasiones, un transitario no solamente se encarga de hacer llegar una mercancía del punto A a un punto B, también asegura el cumplimiento de toda la normativa para garantizar la tranquilidad en el envío de es carga. En este punto, un olvidado que es esencial es la Carta de Autorización para el transitario, o el Documento de autorización para el transitario.

¿De qué archivo estamos hablando? Es un documento que establece la relación entre el remitente de la carga (generalmente el exportador o el propietario de las mercancías) y el transitario, autorizando al transitario a actuar en nombre del remitente en todos los asuntos relacionados con el envío de mercancías. Al no implicar a terceros puede ser el gran olvidado, pero es igualmente importante.

¿Qué información debe incluir un Documento de Autorización para Transitario?

A grandes rasgos, estos son los puntos con los que debe contar este documento de autorización.

• Datos del remitente: Esto incluye el nombre de la empresa o persona que envía las mercancías, su dirección y datos de contacto.
• Datos del transitario: Se deben proporcionar los detalles completos del transitario, incluyendo su nombre, dirección, número de licencia (si es aplicable) y datos de contacto.
• Descripción de las mercancías: Debe incluirse una descripción detallada de las mercancías, incluyendo cantidad, peso, valor y cualquier otra información relevante. Esto es fundamental para la correcta clasificación arancelaria y la documentación aduanera.
• Servicios autorizados: El documento debe especificar los servicios que el remitente autoriza al transitario a llevar a cabo. Esto puede incluir el transporte, la consolidación de la carga, la gestión con software ERP de aduanas y otros servicios logísticos.
• Instrucciones específicas: Si el remitente tiene instrucciones específicas para el transitario, como requisitos de embalaje o manejo especial de las mercancías, estas deben incluirse en el documento.
• Fecha y firma: El documento debe estar fechado y firmado por el remitente o una persona autorizada en su nombre. Esto demuestra la aceptación de las condiciones y la autorización al transitario.

¿Dónde puedo encontrar una Carta de Autorización para el transitario?

Según países, jurisdicciones o tipo de carga, estos documentos pueden cambiar. Pero a grandes rasgos, puedes encontrar modelos de documentos de autorización para transitarios en línea o a través de organizaciones relacionadas con la logística y el transporte. ¿Cuáles son algunos ejemplos?

• Cámaras de comercio: Puedes visitar el sitio web de la cámara de comercio de tu país o región para ver si ofrecen un modelo de documento de autorización para transitario. Las cámaras de comercio suelen proporcionar recursos y formularios relacionados con el comercio internacional
• Asociaciones transitarias: Las asociaciones de profesionales de la logística y el transporte, como la FIATA (Federación Internacional de Asociaciones de Transitarios de Carga) y la IATA (Asociación Internacional de Transporte Aéreo), pueden ofrecer modelos y recursos útiles en sus sitios web. Estas organizaciones suelen proporcionar información actualizada y documentos relacionados con la industria
• Abogado o consultores: Especialmente si tienes una necesidad muy específica, lo ideal será ponerse en contacto con un abogado o consultor. Puede incluso que tu empresa transitaria te puede asesorar en este proceso.

Contar con un software ERP transitario puede ser esencial en este punto. Te reportará una mayor fiabilidad, y te permitirá comprobar en todo momento que la carga está donde toca y cuando toca.

La importancia de este Documento de Autorización para Transitario

Un Documento de Autorización para Transitario establece las responsabilidades de la empresa transitaria. No solamente cumple las leyes, también protege a ambas partes en el proceso, definiendo las tareas que el transitario llevará a cabo en nombre del remitente, como la gestión de la documentación aduanera, la organización del transporte, la coordinación de la entrega y otros servicios logísticos.

Al autorizar al transitario a actuar en su nombre, el remitente confía en que el transitario llevará a cabo las actividades acordadas de manera profesional y eficiente. Esto brinda al remitente una mayor seguridad y protección en el proceso de envío de mercancías. Siempre será ideal contar un agente que use un software tipo ERP para logística, de modo que te ofrezca una mayor fiabilidad.