¿Qué es un software WMS? Significado y funciones clave en logística

¿Para qué sirve un software WMS en una empresa logística?

Un buen software WMS estará adaptado a cada empresa, y sus funciones variarán según la configuración requerida en base a las necesidades de las compañías. Aún así las principales funciones de un software WMS incluyen:

• Gestión de inventario: Un WMS supervisa y controla el inventario en tiempo real, lo que incluye la recepción, almacenamiento y movimientos de productos dentro del almacén.
• Optimización de ubicaciones: El sistema asigna ubicaciones óptimas para los productos dentro del almacén, maximizando el espacio disponible y facilitando la eficiencia en la recogida de pedidos.
• Picking y packing: El WMS gestiona el proceso de selección de productos (picking), asegurando que los artículos correctos se recojan de las ubicaciones adecuadas. Además, organiza y controla el empaquetado (packing) de los productos para su envío.
• Recepción y despacho de mercancías: El sistema gestiona la recepción de mercancías entrantes, asegurando la precisión en la entrada de datos y la ubicación adecuada en el almacén. También coordina el proceso de despacho de mercancías, asegurando que los pedidos se completen y se envíen correctamente.
• Control de calidad: Algunos softwares WMS incluyen funcionalidades para el control de calidad, permitiendo la inspección de productos entrantes y salientes para garantizar su integridad y cumplimiento de estándares.
• Gestión de devoluciones: El sistema facilita el proceso de devolución de productos, desde la autorización hasta la reintegración al inventario o la disposición adecuada de los artículos devueltos.

Un software WMS también debe proporcionar herramientas para generar informes detallados sobre las operaciones del almacén, incluyendo métricas de rendimiento, niveles de inventario, eficiencia de los procesos y más. Estos KPI son útiles para la toma de decisiones estratégicas y la mejora continua de las operaciones.

¿Cómo me ayuda un software WMS? Ventajas de un software WMS

Un Warehouse Management System puede proporcionar una serie de beneficios que ayudan a mejorar la eficiencia y la precisión en la gestión de un almacén o centro de distribución.

• Optimización del espacio: Un WMS puede ayudar a maximizar el uso del espacio de almacenamiento asignando ubicaciones óptimas para los productos, lo que reduce la necesidad de espacio adicional y permite almacenar más productos en el mismo espacio.
• Mejora de la precisión del inventario: Al automatizar los procesos de entrada y salida de productos, así como la gestión de movimientos dentro del almacén, un WMS ayuda a reducir errores humanos y minimiza la pérdida de inventario. Esto resulta en una mayor precisión en los registros de inventario.
• Aumento de la eficiencia operativa: Al optimizar los flujos de trabajo y la secuencia de recogida de productos (picking), un WMS puede reducir los tiempos de procesamiento y mejorar la productividad del personal del almacén.
• Reducción de costos: Al mejorar la eficiencia operativa y reducir los errores, un sistema WMS de logística puede ayudar a reducir los costos asociados con el almacenamiento, la mano de obra y los errores de inventario.
• Mejora del servicio al cliente: Al aumentar la precisión y la velocidad en la ejecución de pedidos, un WMS puede mejorar la satisfacción del cliente al garantizar entregas rápidas y precisas de productos.

Un software WMS proporciona información en tiempo real sobre la ubicación y el estado de los productos dentro del almacén, lo que permite una mejor toma de decisiones y una respuesta más rápida a las demandas cambiantes del mercado. En este sentido, también puede ayudarte ayuda a cumplir con las normativas y regulaciones relacionadas con el almacenamiento y la distribución de productos.

Principales ventajas de un sistema WMS en logística

Flujo organizado en entradas y salidas de mercancías

La gestión de entradas y salidas es una de las tareas más complejas en logística, pero un WMS puede simplificarla completamente. Desde el momento en que la mercancía llega al almacén, el sistema registra todos los detalles, como lotes, números de serie o fechas de caducidad. Esto asegura que cada producto esté donde debe estar, listo para ser enviado en perfectas condiciones. Además, mejora la trazabilidad, algo fundamental para sectores como el alimentario o farmacéutico.

Picking y packing mucho más rápidos y eficientes

¿Te imaginas preparar pedidos sin perder tiempo buscando productos? Un WMS optimiza las rutas dentro del almacén, guiando al personal directamente hacia los productos que necesitan recolectar. Esto no solo reduce el tiempo de preparación de pedidos, sino que también disminuye los errores en la selección y el embalaje. Al final, tus clientes recibirán exactamente lo que pidieron y en menos tiempo.

Análisis detallado para tomar decisiones estratégicas

Un WMS no solo organiza tu almacén, también se convierte en una herramienta clave para el crecimiento de tu negocio. Al generar reportes en tiempo real sobre el rendimiento del almacén, el uso del espacio o los niveles de stock, tendrás datos sólidos para tomar decisiones. Por ejemplo, puedes identificar procesos ineficientes, ajustar tus estrategias de almacenamiento o prever picos de demanda para evitar sorpresas.

Un WMS, integrable con otros programas

Si usas un WMS con un proveedor adecuado tendrás la ventaja de poder integrarlo con tros tipos de software logísticos. Un ERP logístico es donde podrás obtener más ventajas de integración con un SGA, puesto que podrás compartir datos como información de proveedores, clientes, productos y precios, lo que permite una gestión más eficiente de los recursos y una mayor precisión en los informes financieros.

La integración de un software WMS con un ERP de almacen o con otros sistemas y tecnologías es de gran ayuda para optimizar la gestión de almacenes y la cadena de suministro en su conjunto, proporcionando una mayor eficiencia, precisión y visibilidad en todas las operaciones.

Tipos de software WMS: Cloud vs On-Premise

En el mercado, no solo se trata de disfrutar de un software de WMS, también se trata de elegir el tipo más adecuado para tu empresa. ¿Cuáles son los principales tipos de software WMS?

• Cloud: Estos WMS se alojan en la nube y son accesibles a través de Internet. Ofrecen ventajas como una implementación más rápida, actualizaciones automáticas y menor inversión en infraestructura de TI. Son especialmente adecuados para empresas que desean una solución flexible y escalable.
• On-premise: Los sistemas on-premise son instalados y mantenidos en servidores locales de la empresa. Ofrecen un mayor control sobre la infraestructura y los datos, pero pueden requerir una inversión inicial más grande y mayores costos de mantenimiento.

Sea cual sea, la gran ventaja del SGA de Click and Cargo es su facilidad de uso,. Podrás disfrutar de él desde el mismo navegador web, con una rápida curva de aprendizaje y facilidad de uso por parte de todos tus partners y trabajadores.

¿Qué pedir a un sistema WMS logístico?

Cuando buscas implementar un sistema WMS (Warehouse Management System) en tu operación logística, es esencial tener claras las necesidades de tu empresa y asegurarte de que el software elegido cumpla con ciertos requisitos clave. Un buen sistema WMS debe ofrecer gestión avanzada de inventarios, permitiéndote localizar productos en tiempo real, controlar lotes, fechas de caducidad y garantizar una trazabilidad completa. Además, es importante que el sistema sea flexible y personalizable, adaptándose a tus flujos de trabajo y a las particularidades de tu industria.

También debe integrarse con otros sistemas como ERP, CRM o plataformas de ecommerce para asegurar una comunicación fluida entre departamentos.

Pide tu demo para tu software WMS

Una vez hayas podido definir tus necesidades e investigado los posibles proveedores, el proceso de contratación debe incluir un proceso de demo para SGA. ¿En qué consiste esto? Durante la demostración, un representante del proveedor te guiará a través del software, mostrándote las características y funcionalidades clave del WMS. Puedes hacer preguntas, aclarar dudas y discutir cómo el software puede adaptarse a tus necesidades específicas.

Esto puede ayudar a definir mejor las prestaciones necesarias, evitando así contratar de más, o bien necesitando implementaciones futuras.