Optimizar la administración de un almacén implica tener y gestionar mejor información, mayor precisión en los procesos y más eficacia operativa. En un segundo plazo más competitividad y un mejor servicio al cliente, y a la larga también en una reducción de costes operativos. Y, todo, esto, a la larga implica que una buena administración de almacenes comportará necesariamente mejorar el negocio.
Esto toma especial relevancia hoy en día, donde cada vez más empresas están en el mundo de la logística y la distribución. Un buen software SGA, entre otros motivos, puede ser de gran relevancia no solo para mejorar la administración de tu almacén, si no también en tu relación con otras empresas que también estén en el sector.
¿Qué implica la administración de almacenes?
Yendo a la definición estricta, la administración de almacenes engloba el proceso de planificación, organización, dirección y control de todas las actividades relacionadas con la gestión de un almacén o depósito de una organización. Su objetivo principal es garantizar que los productos se almacenen de manera eficiente y segura, y que estén disponibles cuando se necesiten para su distribución o venta.
¿Qué incluye esta administración de almacenes?
- Recepción de mercancía: Incluye la descarga, verificación y registro de los productos entrantes, así como su traslado al área de almacenamiento correspondiente.
- Almacenamiento: Implica la asignación de ubicaciones adecuadas dentro del almacén para cada tipo de producto, teniendo en cuenta factores como rotación, tamaño, peso y requisitos de almacenamiento especiales.
- Gestión de inventario: Incluye el seguimiento y control de los niveles de inventario, la realización de conteos físicos periódicos, la identificación y gestión de productos obsoletos o en mal estado, y la optimización de los niveles de existencias para satisfacer la demanda del cliente.
- Picking y preparación de pedidos: Consiste en la selección de productos específicos del almacén para cumplir con los pedidos de los clientes, así como en el empaquetado y etiquetado de los productos para su envío.
- Embalaje y etiquetado: Implica la selección del tipo de embalaje adecuado para cada producto, así como la aplicación de etiquetas de identificación y de envío según los requisitos del cliente y del transportista.
- Distribución y envío: Incluye la coordinación de las actividades de carga y descarga de camiones, la preparación de la documentación necesaria para el envío y la coordinación de las entregas con los transportistas.
- Seguridad y mantenimiento: Se refiere a la implementación de medidas de seguridad para proteger tanto el personal como los productos almacenados, así como al mantenimiento regular de las instalaciones y equipos del almacén.
- Gestión de proveedores: Involucra la coordinación con los proveedores para garantizar un suministro constante de productos y la resolución de cualquier problema relacionado con la calidad, la cantidad o la entrega de los productos.
¿Cómo mejorar la administración de un almacén hoy en día?
Ahora que ya sabes que mejorar la administración de tu almacén será de gran utilidad en tu día a día empresarial, puedes dar un paso adelante para mejorar las acciones en él. Desde al análisis hasta la toma de decisiones, estas son algunas acciones interesantes:
- Análisis de procesos: Examina detalladamente todos los procesos involucrados en la gestión del almacén, desde la recepción de mercancía hasta la entrega al cliente. Identifica áreas de mejora y posibles cuellos de botella.
- Organización del almacén: Diseña un layout eficiente para el almacén que facilite el flujo de productos y minimice el tiempo de búsqueda. Utiliza estanterías, racks y sistemas de etiquetado claros y eficientes.
- Optimización de picking y embalaje: Implementa estrategias para optimizar el proceso de picking, como la agrupación de pedidos similares o la ubicación estratégica de los productos más solicitados. Asimismo, optimiza el embalaje para minimizar el espacio utilizado y reducir los costos de envío.
- Automatización: Considera la implementación de sistemas de gestión de almacenes (WMS, por sus siglas en inglés) o de software de gestión empresarial (ERP logístico) que puedan ayudar a automatizar y optimizar las tareas de administración de inventario, seguimiento de pedidos, gestión de picking, etc.
Al final procedimientos de control de calidad para garantizar que los productos recibidos cumplan con los estándares establecidos son de gran relevancia en la administración de un almacén. ¡El producto es el rey!
Mejor tecnología para administrar tu almacén
Solicitar una demo para tu SGA seguramente sea el mejor paso para mejorar la administración de un almacén. Un SGA es un software específicamente diseñado para la gestión de almacenes. Proporciona herramientas para optimizar las operaciones del almacén, como el seguimiento de inventario, la gestión de ubicaciones, la preparación de pedidos y la gestión de mano de obra. Pero estos SGA se pueden integrar con un ERP.
Para la gestión de almacenes, un ERP puede incluir módulos específicos que ayudan en la gestión de inventario, la planificación de la demanda, el seguimiento de pedidos y la gestión de la cadena de suministro. Por último, si tu almacen incluye importaciones o exportaciones, puedes contar un ERP de aduanas, puesto que tiene funciones como la gestión de documentos de importación y exportación, la generación de documentos de aduanas, el cálculo de impuestos y aranceles, y el seguimiento de envíos internacionales.
