Qué es ASN (Advanced Shipping Notice) en logística: Significado y funcionamiento

¿Cuáles son las funciones del ASN en logística?

La función del ASN en logística es que el receptor pueda prepararse para recibir la carga, planificar su almacenamiento y gestionar eficientemente su inventario. Aunque a nivel particular pueda parecer menos relevante, cumple varias funciones en la cadena logística:

• Planificación de recepción: Proporciona al receptor información anticipada sobre los envíos entrantes, lo que les permite preparar sus instalaciones y recursos para recibir la carga de manera eficiente. Esto puede incluir la asignación de espacio de almacenamiento, la programación de personal y la preparación de equipos de manipulación de carga. En particulares puede serlo menos, pero en empresas de la cadena logística es crucial
• Gestión de inventario: Como en el punto anterior, el ASN logístico contiene detalles precisos sobre los productos que se están enviando, incluida la cantidad, la descripción y a menudo los números de serie o lotes. Esta información ayuda al receptor a actualizar su inventario de manera oportuna y precisa, lo que es crucial para mantener un control efectivo de las existencias y evitar discrepancias.
• Visibilidad de la cadena de suministro: El ASN proporciona visibilidad anticipada de los envíos entrantes en la cadena de suministro. Esto permite a las partes interesadas monitorear el progreso de los envíos y anticipar cualquier posible retraso o problema, lo que puede facilitar una respuesta rápida y efectiva para minimizar interrupciones en la operación.
• Cumplimiento de pedidos: Al recibir información detallada sobre los envíos entrantes, el receptor puede verificar la exactitud de los productos recibidos con respecto a los pedidos realizados. Esto es fundamental para garantizar la precisión y la integridad de las entregas, así como para resolver cualquier discrepancia o problema de manera oportuna.

Si bien para un usuario particular tiene un sentido limitado, simplemente de saber cuando va a llegar un pedido, en la cadena logística es esencial. El ASN es una herramienta crucial en la logística moderna que facilita una recepción eficiente, una gestión precisa del inventario y una visibilidad mejorada de la cadena de suministro. Un error logístico puede resultar en un fallo integral de la cadena logística.

¿Cómo automatizar el funcionamiento del ASN logístico?

El uso de buena tecnología logística puede permitirte un uso eficiente del ASN. Esto facilita que las empresas se olviden de ellos y puedan automatizarlos para evitar problemas en el sector:

• Generación automatizada: Los SGA y los ERP logísticos suelen tener capacidades integradas para generar ASN de manera automática a partir de los datos del sistema. Esto significa que la información sobre los envíos que se están preparando en el sistema puede utilizarse para crear ASN de forma eficiente, minimizando la necesidad de entrada manual de datos y reduciendo el riesgo de errores
• Transmisión: Una vez que el ASN está completo, se transmite electrónicamente al receptor utilizando un método acordado previamente, como correo electrónico, intercambio electrónico de datos (EDI), portal web o sistemas de gestión de la cadena de suministro (SCM). La transmisión electrónica asegura una entrega rápida y precisa de la información
• Recepción y procesamiento: Los SGA y los ERP logísticos pueden recibir ASN entrantes y procesarlos automáticamente dentro del sistema. Esto implica la verificación de la información recibida, la actualización del estado de los envíos en el sistema y la preparación para la recepción física de la carga

Otra ventaja de estos programas es que una vez que la carga ha sido recibida y verificada, los SGAs y los ERPs logísticos actualizan automáticamente el inventario para reflejar los productos recibidos correctamente. El ASN tiene una función esencial en la cadena logística, y la tecnología permite sacar más partido del mismo.