Mejorar la administración de tu empresa transitaria es seguramente la acción más eficiente que puedas desarrollar a día de hoy. Hay muchas formas de hacer que una empresa transitaria mejore su administración, pero lo cierto es que todas ellas van a repercutir en gran medida a una pieza esencial en la economía global.
Pero… ¿por qué son tan esenciales los transitarios? Las empresas transitarias, también conocidas como agentes de carga o freight forwarders, desempeñan un papel crucial en el comercio internacional y la logística por muchas razones, pero principalmente porqué conocen muy bien como funciona el comercio internacional, clave para la economía global. Así puedes mejorar la administración en una empresa transitaria.
Lo primero en la administración transitaria: el producto
Las empresas transitarias tienen un profundo conocimiento de las regulaciones aduaneras, las normativas internacionales y los requisitos específicos de cada país, lo que facilita el proceso de importación y exportación. El primer paso para mejorar la administración transitaria, antes de pensar en productos relacionadas, es ser muy eficientes en este ámbito:
- Colaboración con los socios: Trabajar estrechamente con proveedores y transportistas para compartir información y mejorar la coordinación. Esto incluye el uso de sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI) para agilizar la comunicación. Establecer relaciones a largo plazo con socios clave puede llevar a mejores tarifas, servicios más confiables y un mejor manejo de las fluctuaciones en la demanda.
- Colaboración interna: Implementar programas de formación continua para mantener al personal al día con las últimas tecnologías y mejores prácticas en logística y transporte. Fomentar la obtención de certificaciones profesionales relevantes, como las de la International Federation of Freight Forwarders Associations (FIATA) o del Institute of Supply Chain Management (ISM).
- Cultura de Innovación: Crear una cultura empresarial que valore y recompense la innovación, alentando a los empleados a proponer nuevas ideas y soluciones.
- Sistemas de Gestión Documental: Adoptar sistemas de gestión documental digital que permitan almacenar, compartir y recuperar documentos de manera rápida y segura. En este sentido, asegurar que todos los documentos y procesos cumplan con las regulaciones locales e internacionales, minimizando el riesgo de errores y sanciones dará una gran tranquilidad a tus clientes
En definitiva, los primeros puntos para mejorar la administración en una empresa transitaria pasan por cumplir las bases: conocimiento, personal cualificado, buena logística y proveedores, y conocer bien la normativa del sector.
La mejor tecnología para la administración transitaria
Una vez tengas controlado para qué quieres mejorar la administración transitaria y tengas unas buenas guidelines definidas, puedes empezar a pensar qué software puede ayudarte. Hay muchos tipos de programas para las empresas del sector, cada una con su función específica:
Sistemas de Gestión de Transporte (TMS)
Un Sistema de Gestión de Transporte (TMS) es una plataforma diseñada para ayudar a las empresas a planificar, ejecutar y optimizar el movimiento físico de bienes.
Ventajas de un TMS
- Optimización de Rutas: Ayuda a planificar rutas más eficientes, reduciendo costos y tiempos de entrega.
- Seguimiento y Rastreo: Proporciona visibilidad en tiempo real sobre la ubicación de los envíos, mejorando la transparencia y permitiendo una respuesta rápida a cualquier problema.
- Automatización de Procesos: Automatiza tareas administrativas como la generación de documentos y la gestión de facturas, reduciendo errores y liberando tiempo para otras actividades.
- Análisis y Reportes: Genera informes detallados sobre el desempeño de la cadena de suministro, facilitando la toma de decisiones basada en datos.
Sistemas de ERP transitarios
Un ERP para transitarios es un sistema que integra todas las áreas de la empresa, desde la gestión de transporte y logística hasta la contabilidad y recursos humanos, en una única plataforma.
Ventajas de un ERP transitario
- Unificación de Datos: Centraliza todos los datos operativos en una única base de datos, lo que facilita la integración de diferentes funciones como la gestión de inventarios, seguimiento de envíos y contabilidad.
- Flujo de Información: Asegura un flujo de información coherente entre diferentes departamentos, reduciendo la duplicación de datos y mejorando la coordinación.
- Automatización y Eficiencia: Automatiza tareas repetitivas y administrativas, como la generación de informes financieros, la facturación y la gestión de pedidos, lo que reduce el riesgo de errores y mejora la eficiencia operativa.
- Optimización de Recursos: Ayuda a asignar recursos de manera más eficiente y a gestionar el inventario de forma más efectiva, optimizando la cadena de suministro y reduciendo costos operativos.
- Mejora en la Administración Financiera transitaria: Integra la contabilidad con las operaciones logísticas, facilitando el seguimiento de costos, ingresos y márgenes de beneficio asociados a cada envío.Simplifica la gestión de facturas y pagos tanto a proveedores como a clientes, mejorando el flujo de caja y reduciendo el tiempo de procesamiento.
¿Cual es la gran ventaja de un ERP transitario? Un software transitario crece a medida que lo hace la empresa. Escala con el crecimiento de la empresa, permitiendo añadir nuevas funcionalidades o módulos según sea necesario, y se adapta cuando es necesario. Se adapta a cambios en el negocio, como nuevas regulaciones, expansión a nuevos mercados o modificaciones en la cadena de suministro.
