Entender cómo funcionan las aduanas es fundamental para cualquier empresa que importe o exporte mercancías. Una operación internacional no consiste únicamente en trasladar una carga desde un país hasta otro: cuando las mercancías atraviesan las fronteras del territorio aduanero entran en juego declaraciones, clasificación arancelaria, origen, valoración, impuestos, controles y diferentes procedimientos aduaneros.
En la Unión Europea existe una unión aduanera. Los Estados miembros aplican un arancel aduanero común frente a mercancías procedentes de terceros países y, con carácter general, no existen derechos de aduana en las fronteras entre países de la UE para mercancías de la Unión.
Por tanto, para una empresa española, la operativa aduanera adquiere especial relevancia cuando compra o vende mercancías con países situados fuera del territorio aduanero de la Unión. Además de recaudar los derechos correspondientes, las autoridades aduaneras controlan restricciones comerciales, seguridad, mercancías prohibidas, requisitos sanitarios y otros elementos relacionados con el comercio exterior.
¿Cómo funcionan las aduanas paso a paso?
No todas las operaciones siguen exactamente el mismo recorrido. Depende de si se trata de una importación, exportación, tránsito u otro régimen y de las características de la mercancía. Sin embargo, en una importación pueden identificarse varias etapas fundamentales.
1. Información previa a la llegada de las mercancías
Parte del control aduanero empieza antes de que la mercancía llegue físicamente a la frontera. En las entradas al territorio aduanero de la Unión debe facilitarse información de seguridad y protección mediante la correspondiente declaración sumaria de entrada o ENS cuando resulte exigible.
Esta información permite que las autoridades realicen análisis de riesgos antes de la llegada de la carga. Actualmente, el sistema europeo ICS2 —Import Control System 2— es una pieza fundamental de este proceso para las mercancías que entran o transitan por la Unión Europea.
2. Llegada y presentación de las mercancías
Cuando una mercancía procedente de fuera de la UE llega al territorio aduanero, debe presentarse ante la aduana conforme a los procedimientos aplicables. Hasta que recibe un destino aduanero adecuado, puede permanecer bajo supervisión aduanera.
Una mercancía llegada desde un tercer país no puede tratarse automáticamente como cualquier mercancía que ya circula libremente dentro de la Unión. Antes debe cumplirse el procedimiento correspondiente.
3. Presentación de la declaración aduanera
La declaración aduanera proporciona a la Administración los datos necesarios para determinar qué mercancía está entrando o saliendo, quién interviene en la operación, cuál es su origen, qué valor tiene y bajo qué procedimiento aduanero se pretende situarla.
En una importación para despacho a libre práctica, por ejemplo, la declaración permite determinar los derechos y demás medidas aplicables y, una vez cumplidos los requisitos, que las mercancías no pertenecientes a la Unión adquieran el estatuto correspondiente para circular dentro del territorio aduanero.
La operativa aduanera actual está altamente digitalizada y gran parte del intercambio de información entre operadores y autoridades se realiza mediante sistemas electrónicos.
4. Clasificación, origen y valoración de las mercancías
Antes de calcular correctamente los derechos aplicables es necesario saber exactamente qué se está importando. Tres variables tienen una importancia especial: clasificación arancelaria, origen y valor en aduana.
Un error en cualquiera de ellas puede modificar los derechos correspondientes y generar posteriormente regularizaciones, retrasos o problemas de cumplimiento.
5. Análisis de riesgos y posibles controles
Presentar una declaración no implica que todas las mercancías sean inspeccionadas físicamente. Las autoridades aduaneras utilizan sistemas de análisis de riesgos para determinar qué operaciones requieren controles adicionales.
Dependiendo del caso puede producirse una comprobación documental, solicitarse información adicional o realizarse un reconocimiento físico de las mercancías.
6. Pago o garantía de la deuda y levante
Cuando corresponda, deben satisfacerse o garantizarse los derechos de importación y demás conceptos aplicables. También deben haberse cumplido las prohibiciones, restricciones o requisitos documentales que afecten a la mercancía.
Cuando la aduana considera cumplidas las condiciones del procedimiento, concede el levante de las mercancías. En una importación para libre práctica, la mercancía puede entonces continuar su circulación conforme a su nuevo estatuto aduanero.
¿Qué determina cuánto se paga en una aduana?
Uno de los errores más frecuentes al explicar cómo funcionan las aduanas consiste en asumir que existe simplemente un porcentaje fijo que se aplica al valor de cualquier importación. El cálculo real depende de diferentes factores.
Clasificación arancelaria
Cada tipo de mercancía debe incluirse en una determinada partida de la nomenclatura aduanera. Esta clasificación arancelaria permite identificar las medidas aplicables al producto.
En la Unión Europea, TARIC integra la nomenclatura y numerosas medidas relacionadas con el arancel aduanero común, preferencias arancelarias, contingentes, medidas antidumping, restricciones y otros requisitos relacionados con importaciones y exportaciones.
Clasificar incorrectamente una mercancía puede provocar que se aplique un derecho equivocado o que no se identifique una restricción que debía cumplirse.
Origen de la mercancía
El origen aduanero no indica simplemente desde qué país se ha enviado físicamente la carga. Determina la nacionalidad económica de las mercancías conforme a unas reglas específicas.
Existen reglas de origen preferencial y no preferencial. El origen preferencial puede permitir aplicar reducciones o exenciones arancelarias cuando existe un acuerdo comercial y se cumplen sus condiciones, pero normalmente debe poder acreditarse mediante la prueba de origen correspondiente.
El origen no preferencial también resulta relevante para aplicar determinadas medidas comerciales, como derechos antidumping, restricciones o contingentes.
Valor en aduana
Otro elemento fundamental es el valor en aduana. En muchas operaciones se parte del valor de transacción, aunque las normas aduaneras determinan qué conceptos deben incluirse, excluirse o ajustarse.
El valor en aduana no debe confundirse necesariamente con la base utilizada para calcular el IVA a la importación. Esta última puede incorporar, además del valor aduanero, derechos y determinados gastos accesorios conforme a las normas fiscales aplicables.
¿Qué es el EORI y por qué se necesita para trabajar con aduanas?
El EORI —Economic Operators Registration and Identification— es el número utilizado para identificar a los operadores económicos en sus relaciones con las autoridades aduaneras de la Unión Europea.
Los operadores que realizan actividades aduaneras para las que resulta exigible deben disponer de este identificador. Es único dentro del territorio aduanero de la Unión y se utiliza, entre otros procedimientos, en declaraciones aduaneras y solicitudes de determinadas autorizaciones.
No debe confundirse EORI con VIES ni con la condición de Operador Económico Autorizado —OEA—. Son conceptos distintos aunque los tres puedan aparecer en operaciones de comercio internacional.
¿Quién presenta una declaración ante la aduana?
Una empresa puede gestionar determinadas declaraciones por sí misma cuando cumple las condiciones necesarias o recurrir a representación aduanera.
La representación puede ser directa o indirecta. En la representación directa, el representante actúa en nombre y por cuenta de otra persona. En la indirecta, actúa en nombre propio pero por cuenta de la persona representada, una distinción que también afecta a las responsabilidades derivadas de la operación.
Un transitario puede coordinar transporte internacional, documentación y otras partes de la expedición y, cuando esté capacitado para ello, también pueden prestarse servicios de representación aduanera. Sin embargo, ser transitario y ser representante aduanero no son automáticamente la misma condición.
¿Todas las mercancías importadas pagan aranceles?
No. Que una mercancía atraviese una aduana no significa necesariamente que tenga que pagar un determinado porcentaje de arancel.
El tratamiento dependerá de su clasificación, origen, valor, régimen utilizado y de las medidas comerciales existentes. Puede existir un tipo arancelario del 0 %, una preferencia derivada de un acuerdo comercial, una suspensión, un contingente o, por el contrario, derechos adicionales como determinadas medidas antidumping.
Además, arancel e IVA de importación son conceptos diferentes. Una mercancía puede no soportar derechos arancelarios y, sin embargo, estar sujeta al IVA correspondiente.
¿Qué regímenes y procedimientos aduaneros existen?
Las mercancías no siempre se importan directamente para venderse o utilizarse definitivamente dentro de la Unión Europea. Las empresas pueden necesitar almacenarlas, transformarlas, transportarlas bajo control aduanero o introducirlas solo temporalmente.
Entre los procedimientos relevantes se encuentran:
- Despacho a libre práctica: permite que mercancías no pertenecientes a la Unión adquieran el estatuto correspondiente tras cumplir las formalidades y medidas aplicables.
- Tránsito aduanero: permite transportar mercancías bajo control aduanero y suspender temporalmente determinados derechos y medidas hasta llegar al lugar donde se realizará el despacho.
- Depósito aduanero: permite almacenar mercancías no pertenecientes a la Unión bajo supervisión aduanera sin satisfacer inmediatamente determinados derechos de importación.
- Perfeccionamiento activo: permite introducir determinadas mercancías para someterlas a operaciones de transformación antes de decidir su destino posterior.
- Perfeccionamiento pasivo: permite exportar temporalmente mercancías de la Unión para ser transformadas fuera del territorio aduanero y posteriormente reimportarlas bajo las condiciones previstas.
- Importación temporal: permite introducir determinadas mercancías durante un periodo limitado con exención total o parcial de derechos cuando se cumplen los requisitos correspondientes.
Elegir incorrectamente el procedimiento puede generar costes innecesarios. Para determinadas empresas, la planificación aduanera forma parte de la propia estrategia logística.
¿Qué ocurre en una exportación?
Las aduanas no intervienen únicamente en las importaciones. Las mercancías que salen del territorio aduanero de la Unión también están sujetas a formalidades de exportación y supervisión hasta su salida efectiva.
La declaración de exportación identifica la mercancía y permite aplicar los controles correspondientes. Determinados productos pueden estar sujetos a licencias, restricciones, sanciones internacionales u otras medidas de política comercial.
Por tanto, el despacho de exportación no debe entenderse simplemente como un trámite para demostrar que una mercancía ha salido del país. Forma parte del sistema de control sobre las mercancías que abandonan el territorio aduanero.
¿Qué puede salir mal durante un despacho aduanero?
Un problema aduanero no tiene por qué deberse a una inspección aleatoria. Buena parte de las incidencias proceden de información incorrecta, incompleta o incoherente entre los distintos documentos y sistemas de una operación.
Entre los problemas habituales pueden encontrarse:
- Clasificación arancelaria incorrecta: utilizar un código que no corresponde realmente al producto.
- Origen mal determinado: confundir país de expedición con origen o aplicar una preferencia sin disponer de la prueba correspondiente.
- Valoración incorrecta: omitir elementos que debían formar parte del valor en aduana o declarar importes incoherentes.
- Documentación incompleta: ausencia de facturas, certificados, licencias o documentos exigidos para una mercancía concreta.
- Datos inconsistentes: diferencias entre factura comercial, packing list, documentos de transporte y declaración aduanera.
- Restricciones no detectadas: determinados productos pueden estar sujetos a controles sanitarios, fitosanitarios, de seguridad, medioambientales o de política comercial.
- Información previa incorrecta: los sistemas de seguridad como ICS2 dependen de disponer de datos suficientemente completos y precisos antes de la llegada de las mercancías.
- Controles aduaneros: una operación puede ser seleccionada para controles documentales o físicos y generar tiempos adicionales.
Estos retrasos pueden tener consecuencias más allá de la propia aduana: almacenajes, ocupaciones, demurrage, detention, pérdida de conexiones, entregas tardías o interrupciones del aprovisionamiento.
¿Cómo está cambiando la digitalización el funcionamiento de las aduanas?
Las aduanas actuales dependen cada vez más del intercambio electrónico de información. Declaraciones, datos anticipados, autorizaciones y controles se apoyan en sistemas conectados que permiten gestionar grandes volúmenes de operaciones y aplicar análisis de riesgos.
ICS2 es un ejemplo de esta evolución. El sistema recopila información anticipada sobre las mercancías que entran o transitan por la Unión Europea mediante declaraciones ENS y permite analizar riesgos de seguridad antes de su llegada. En 2026 su aplicación alcanza los distintos modos de transporte que introducen mercancías en el territorio aduanero europeo.
Para las empresas, esta digitalización aumenta la importancia de la calidad del dato. Una descripción comercial insuficiente, un código incorrecto o una diferencia entre sistemas puede trasladarse rápidamente a diferentes participantes de la cadena.
Por eso, herramientas como un ERP aduanero o un ERP logístico pueden ayudar a estructurar la información relacionada con las operaciones y conectarla con otros procesos de transporte, documentación y gestión empresarial.
En operaciones internacionales complejas también resulta relevante integrar sistemas mediante EDI o API para evitar que los mismos datos tengan que introducirse manualmente en aplicaciones independientes.
El funcionamiento de las aduanas dentro de la cadena logística
La aduana no debe analizarse como un trámite aislado situado entre el transporte y la entrega. Las decisiones aduaneras pueden afectar directamente al inventario, lead time, costes, almacenamiento y planificación de una cadena de suministro.
Una mercancía que queda pendiente de documentación no llega al almacén cuando estaba previsto. Una clasificación incorrecta puede alterar el coste de importación. Un control puede hacer perder una conexión logística. Y utilizar correctamente un régimen de tránsito o almacenamiento aduanero puede permitir organizar de forma distinta los flujos internacionales.
Por eso, comprender cómo funcionan las aduanas implica entender tanto la normativa como la logística que rodea cada operación. Importadores, exportadores, representantes aduaneros, transportistas y transitarios necesitan compartir información precisa para que el movimiento físico de las mercancías vaya acompañado del flujo documental y electrónico necesario.
