¿Qué funciones tiene un programa de gestión de almacenes?
Los programas de gestión de almacenes pueden variar en funcionalidades dependiendo de las necesidades específicas de cada empresa y del proveedor del software. Sin embargo, hay algunas funcionalidades comunes que son importantes considerar al elegir un programa de este tipo:
- Gestión de inventario: Esta funcionalidad es básica en los almacenes, y permite llevar un registro detallado de todos los productos almacenados, incluyendo información como cantidades disponibles, ubicaciones en el almacén, números de lote, fechas de vencimiento, etc.
- Recepción y despacho de mercancías: Permite registrar la entrada y salida de productos del almacén, así como gestionar el proceso de recepción de mercancías de proveedores y el despacho de productos a clientes.
- Gestión de ubicaciones: Facilita la organización y optimización del espacio de almacenamiento asignando ubicaciones específicas a cada producto y permitiendo una búsqueda y recuperación eficientes de productos dentro del almacén.
- Picking y packing de pedidos: Permite la preparación eficiente de pedidos al optimizar los procesos de selección de productos (picking) y empaquetado (packing), lo que ayuda a cumplir con los pedidos de manera rápida y precisa.
- Gestión de transporte y envíos: Facilita la coordinación de los envíos de productos desde el almacén a los clientes, incluyendo la generación de etiquetas de envío, la planificación de rutas y la integración con transportistas.
- Control de calidad: Permite llevar un registro de las inspecciones de calidad de los productos almacenados y gestionar devoluciones o reclamaciones de clientes relacionadas con la calidad de los productos.
- Gestión de devoluciones: Facilita el proceso de devolución de productos por parte de los clientes, incluyendo la recepción de productos devueltos, la inspección de calidad y la reintegración al inventario si corresponde.
A grandes rasgos, estos programas gestionan todas aquellas operaciones que tienen que ver con el funcionamiento de un almacén. Además, proporciona herramientas para analizar datos relacionados con el rendimiento del almacén. En algunas ocasiones, necesitarás programas que tengan solo parte de esas funcionalidades, y otra no solamente las listadas, sino que alguna más.
¿Qué programas de gestión de almacenes son los más habituales?
No hay un único programa de gestión de almacenes. Hay diferentes programas que toman diferentes nombres, según las funciones que cumplan de las anteriormente listadas. Incluso algunos como los ERP logísticos o de almacenes las tienen todas de forma integrada. ¿Cuáles son estos programas?
- Sistemas de Gestión de Almacenes (software SGA, en inglés): Estos sistemas están diseñados específicamente para administrar todas las operaciones dentro del almacén, como el control de inventario, la gestión de ubicaciones, la recepción y el despacho de mercancías, el picking y el packing de pedidos, entre otros. Los software WMS suelen ser muy completos y están integrados con tecnologías como lectores de códigos de barras, sistemas de radiofrecuencia (RFID) y automatización de almacenes.
- Sistemas de Gestión de Inventarios (IMS): Estos programas se centran principalmente en el control y seguimiento de inventario, permitiendo a las empresas gestionar sus existencias de manera eficiente, realizar inventarios físicos, gestionar pedidos y evitar faltantes o excedentes de stock.
- Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP): Los sistemas ERP de almacenes integran diferentes áreas de una empresa, incluyendo la gestión de almacenes, contabilidad, recursos humanos, ventas, compras, entre otros. Dentro del módulo de gestión de almacenes de un ERP, se pueden encontrar funciones similares a las de un WMS, aunque suelen ser menos especializados en términos de funcionalidades específicas para la logística.
- Software de Gestión de Pedidos (OMS): Estos programas están diseñados para gestionar el proceso de pedidos de principio a fin, desde la recepción del pedido hasta la entrega al cliente. Aunque no se centran exclusivamente en la gestión de almacenes, suelen integrarse con sistemas de gestión de inventarios y almacenes para garantizar una gestión eficiente de los pedidos.
- Software de Optimización de Rutas (Route Optimization Software): Estos programas ayudan a planificar y optimizar las rutas de entrega de los productos, teniendo en cuenta factores como la distancia, el tráfico, las restricciones de tiempo y las prioridades del cliente.
Todas las ventajas de un programa de gestión de almacenes
Hay unas ventajas estándar en esos programas de almacén. Los programas de gestión de almacenes permiten una distribución más eficiente del espacio de almacenamiento, y proporcionan un seguimiento preciso del inventario en tiempo real, lo que reduce significativamente los errores del mismo. Todo ello, permite reducir los costos operativos asociados con la gestión manual de inventarios.
Los programas de gestión de almacenes agilizan el proceso de gestión de pedidos, desde la recepción hasta la preparación y el envío, lo que permite cumplir con los plazos de entrega de manera más rápida y precisa. En un segundo plano, se mejora la satisfacción del cliente, puesto que las empresas pueden ofrecer un servicio más rápido y confiable a sus clientes, lo que mejora la satisfacción del cliente y fortalece las relaciones comerciales.
Particularidades en los programas de gestión de almacenes
Además de las funcionalidades comunes ya mencionadas, hay algunas características menos frecuentes pero igualmente útiles que pueden estar presentes en programas de gestión de almacenes más avanzados. ¿Cuáles son?
- Gestión de cross-docking: Facilita la transferencia directa de productos desde la zona de recepción a la zona de envío, sin necesidad de almacenamiento intermedio, lo que agiliza el proceso de distribución.
- Gestión de contenedores y pallets: Permite llevar un registro detallado de los contenedores y pallets utilizados para almacenar productos, incluyendo su ubicación, estado y movimientos dentro del almacén.
- Gestión de lotes y fechas de caducidad: Proporciona funcionalidades avanzadas para gestionar productos con números de lote y fechas de caducidad, incluyendo el seguimiento de productos por lote, la asignación de ubicaciones específicas para productos con fechas de caducidad próximas, y la gestión de rotación de inventario.
- Gestión de almacenes múltiples: Permite gestionar múltiples almacenes desde una sola plataforma, lo que facilita la coordinación de inventarios y la distribución de productos entre diferentes ubicaciones.
- Integración con sistemas de automatización de almacenes: Permite integrar el software de gestión de almacenes con sistemas de automatización como sistemas de transporte automatizado (AGV), sistemas de almacenamiento automático (AS/RS) o robots de picking, lo que permite una mayor automatización y eficiencia en las operaciones del almacén.
¿Cómo contratar un SGA o programa de almacén?
El proceso de elección y contratación de un programa de gestión de almacenes generalmente implica varias etapas. En primer lugar, la empresa identifica sus necesidades específicas y los requisitos funcionales del software que necesita. No solamente para asegurar contratar todas las prestaciones necesarias, sino también para evitar pagar de más, para funcionalidades que no hagan falta en tu proceso productivo.
Tras valorar diferentes proveedores, puedes solicitar demos para SGA o pruebas gratuitas de los programas seleccionados para evaluar su usabilidad, funcionalidad y adaptabilidad a las necesidades del negocio. Durante la demostración, los representantes de ventas del proveedor te proprocionarán una visión general del software, responder preguntas y demostrar cómo se pueden abordar los desafíos específicos de la empresa.
